Политика за защита на личните данни

ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ 

В качеството си на администратор на лични данни, Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД има задължение да Ви информира какво да очаквате, когато обработва Вашата лична информация. 

Прозрачност при обработване на информацията 

I. Декларация относно политиката по защита на личните данни

1. С настоящият документ ръководството на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД, осигурява съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата, чиито лични данни Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).
2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.
3. Настоящата политика се отнася до всички дейности по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД обработва от различни източници.
4. Администраторът води Регистър/и на дейностите по обработване. В случаите, когато воденето на регистъра/ите е възложено на лице по защита на данните/отговорник по защита на личните данни, то отговаря за въвеждането в този регистър/и на всякакви промени в дейностите на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД, както и на всички други допълнителни изисквания, в т.ч. оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.
5. Тази политика се прилага за всички служители/работници (и заинтересовани страни) на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД, както и за обработващите и членовете на техния персонал. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.
6. Трети страни, които работят с или за Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД, в т.ч. партньори, външни доставчици, клиенти и др., както и които имат или могат да имат достъп до личните данни на администратора, са длъжни да се запознаят и съобразят с тази политика. Администраторът е длъжен да сключи споразумение за поверителност на данните с всяка трета страна, на която предоставя достъп до личните данни, обработвани от него, което дава право на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения, освен ако обработването не се изисква от правото на ЕС или от правото на държава-членка.

II. Задължения и отговорности по Регламент (ЕС) 2016/679

1. Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 и носи цялата отговорност и рисковете от евентуално несъответствие с изискванията на ОРЗД, включително е отговорен за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на личните данни във Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД.
2. Обработващ лични данни е всяко лице извън организацията на администратора, което обработва пряко личните данни от името на администратора - съхранява, дигитализира, каталогизира и т.н. цялата информация.
3. Лицето по защита на данните, респ. лицето, което по длъжностна характеристика или по възлагане, изпълнява задачи, свързани със защита на личните данни (отговорно лице/отговорник по защита на данните), взема участие на заседанията на ръководството на администратора, на които се обсъждат въпроси от областта на защита на личните данни, и съветва администратора за доказване на съответствието със законодателството в областта на защита на данните и добрите практики.

Тази отчетност на Лицето по защита на данните включва:

• разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;
• управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.

4. Лицето по защита на данните, което следва да бъде подходящо, квалифицирано и опитно, се избира от ръководния орган на администратора (в зависимост от неговата структура и правно-организационна форма). Лицето по защита на данните е длъжно да съветва и информира администратора за прилагането на ОРЗД и други актове от вътрешното и европейското законодателство в областта на защита на личните данни, съобразно задълженията си по договор и съгласно изискванията на ОРЗД, включително да следи за прилагането на тази политика.
5. Лицето по защита на данните има и специфични задължения по ОРЗД – до него се отправят всички искания на субектите на данни съгласно Процедура за управление на исканията от субектите и е контактна точка за служителите на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните. Лицето по защита на данните е лицето за контакт и пред надзорния орган.
6. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на администратора, които обработват лични данни.
7. Политиката за обучение на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД (Политика за провеждане на обучение) определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници на дружеството.
   
   

III. Принципи за защита на данните

Обработката на лични данни се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да обработва лични данни. Това са т. нар "основания за обработване", например „съгласие“. Съгласието на субекта  е едно от основанията за обработване на личните данни. Такова може да бъде също  изпълнение на договор или законен интерес на администратора, в които случаи съгласие не е нужно да бъда давано.

Добросъвестно - за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, необходима във всеки конкретен случай и за всяка конкретна цел, по разбираем, кратък и достъпен за субекта на данни начин. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Прозрачно – Регламент (ЕС) 2016/679 поставя изисквания относно това, каква информация трябва да бъде предоставена на разположение на субектите на данни, която е обхваната от принципа за "прозрачност", регламентиран в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Съгласно цитираните разпоредби на ОРЗД, информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език, т.е. декларациите за поверителност, които се подписват от субектите на данни, трябва да бъдат подробни и конкретни, разбираеми и достъпни. Правилата за уведомяване на субекта на данни от Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД са определени в съответната процедура за прозрачност като уведомяването се осъществява чрез уведомление за поверително третиране на личните данни.

Специфичната информация, която дружеството предоставя на субекта на данните, включва като минимум: данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и контактите на ДЛЗД, ако има такова; целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването; периода, за който ще се съхраняват личните данни; съществуването на следните права -  да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права; категориите лични данни; получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо; където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните; всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не се използват за цели, които се различават от тези, официално обявени като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД. Процедура за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила.

3. Личните данни, които администраторът събира, трябва да бъдат ограничени до това, което е необходимо за съответната цел на обработване (принцип на минимизиране на данните, които могат да бъдат обработвани за конкретния субект)

• Лицето, отговорно за защита на данните, следи за събиране само на тази информация, която е строго необходима за целта на обработване.
• Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, следва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка с Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни) и да бъдат одобрени от отговорното лице, освен ако не са публични на сайтовете на дружеството.
• Лицето по защита на данните има задължения за извършването на периодични проверки поне веднъж годишно, които да гарантират, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни и не са прекомерни.

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

• Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат преглеждани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
• Лицето за защита на данните / отговорникът по защита на данните трябва да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
• Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предава за съхраняване от Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
• От служителите, клиентите и всички други се изисква, да уведомяват Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат адекватни действия.
• Лицето за защита на данните / отговорникът по защита на данните гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
• Най-малко веднъж годишно лицето за защита на данните / отговорникът по защита на данните ще прегледа сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД, като се позовава на инвентаризацията на данните и идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни биват надлеждно унищожавани в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
• Лицето за защита на данните / отговорникът по защита на данните следи за отговаряне на искания за корекция на данни в рамките на един месец. Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД реши да не се съобрази с искането, лицето по защита на данните / Отговорникът по защита на данните трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите за отказа и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.
• Лицето за защита на данните/Отговорникът по защита на данните следва да информира всички трети страни, на които са предоставени неточни или остарели лични данни, че информацията е неточна или остаряла и да не се използва за вземане на решения относно субектите на данни, както и да препраща всяка корекция на лични данни към третите страни, където това е необходимо.

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

• Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те се съхраняват по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
• Лични данни се пазят в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
• Лицето за защита на данните / Отговорникът по защита на данните специално трябва да одобри всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в съответната процедура и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД)

Лицето за защита на данните ще извърши първоначална оценка на въздействието, когато такава се налага, като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по обработване на данни от Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД. Във всеки конкретен случай, когато има нарушение на защитата на лични данни, лицето за защита на данните като отговорно лице в предприятието на администратора следва да извърши оценка на риска и при отчитане на висок риск да уведоми надзорния орган и/или субекта на данни. При съобразяване на риска в конкретния случай, лицето  по защита на данните трябва да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физическите лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите и др. Гарантирането на сигурността на личните данни е свързана и с предприемането на подходящи технически мерки, за които длъжностното лице по защита на данните следи и които могат да включват най-малкото:

• Защита с парола;
• Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
• Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет (може да има изключение при осигурени задължителна проверка за вируси и регистриране на трансфера на данни);
• Антивирусен софтуер и защитни стени;
• Правата за достъп основани на роли, включително тези, на назначен временно персонал
• Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;
• Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
• Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;
• Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност подходящи за Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД.

При оценяването на подходящите организационни мерки лицето за защита на данните ще вземе предвид следното:

• Нивата на подходящо обучение в Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД;
• Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
• Включването на защитата на данните в трудовите договори;
• Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
• Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
• Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
• Приемането на политика на „чисто работно място“- при напускане на работното място, цялата работна документация следва да е премахната или прибрана в подходящи за това и с ограничен достъп места - специални шкафове, заключени помещения, унищожаване на вече ненужни документи и т.н;
• Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
• Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
• Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
• Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
• Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
• Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

При преценката за подходящи мерки се вземат предвид идентифицираните рискове за лични данни, както и възможността за нанасяне на вреди на лицата, чиито данни се обработват.

7. Спазване на принципа на отчетност

Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност в чл. 5, пар. 2 изисква от администратора да докаже, че спазва останалите принципите в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност.

Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

IV. Права на субектите на данни

1. Съгласно ОРЗД субектът на данни има следните права по отношение на обработването на личните му данни:

• Да получи информация за личните данни, свързани с него, които се обработват от администратора, и за целта, за която се обработват, включително да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни и третите страни, на които данните се предават.
• Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
• Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
• Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен");
• Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
• Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
• Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
• Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
• Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
• Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
• Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
• Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2. Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:

• Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в съответната процедура, като тази процедура също така описва как Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД ще гарантира, че отговора на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Общия регламент.
• Когато исканията на субект на данни са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД може или да наложи разумна такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията, комуникацията или предприемането на исканите действия, или да откаже да предприеме действия по искането.
• Субектите на данни имат право да подават възражения до ФЕЪРПЛЕЙ ИНТЕРНЕШЪНЪЛ АД, свързани с обработването на личните им данни. Обработването на искане от субекта на данни и подаването на възражения от страна на субекта на данни, се извършва в съответствие с приетите правила в компанията. Надзорен орган в България е Комисия за защита на личните данни, адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2 (cpdp.bg).

V. Съгласие

1. Под „съгласие“ Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време. Съгласие на субекта на лични данни се изисква винаги, когато не съществува алтернативно правно основание за обработването.
2. Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД разбира под "съгласие" само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.
3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. За да е налице съгласие следва да има активна комуникация между администратора и субекта. Администраторът изисква и получава съгласие за дейностите по обработване, когато за тези дейности се изисква съгласие.
4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие съгласно Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.
5. Съгласието на субекта за обработване на лични или специални категории данни се дава - въз основа на съответния документ за съгласие, предоставен от субекта на данни на администратора за всяка конкретна цел на обработване. Когато субектът подписва договор, съгласие не е необходимо, защото данните му се събират на друго законово основание.
6. Когато Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД обработва лични данни на деца, получава разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години.

VI. Сигурност на данните

1. Служителите на администратора, които съгласно длъжностните си характеристики имат задължение да обработват определени лични данни от името на администратора са длъжни да осигурят сигурността при обработването и съхраняването на данните от тяхна страна, включително да гарантират, че няма да разкриват данните на трети страни, освен ако Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД не е дал такива права на тази трета страна за достъп до данните.
2. Личните данни или част от тях трябва да бъдат достъпни само за тези, които имат задължение да ги обработват/ съхраняват, като достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се съхраняват например:

• в стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
• ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация (например правила за контрол на достъпа) ; и / или
• съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители / работници на ФЕЪРПЛЕЙ ИНТЕРНЕШЪНЪЛ АД. От всички служители / работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи / декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.
4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично  разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.
5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с приетата процедура. Записите на хартиен носител, за които е изтекъл срокът за съхранение(архивиране), следва да бъдат да бъдат нарязани и унищожени като "поверителни отпадъци". Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.
6. Обработването на лични данни "извън офиса" представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът специално се упълномощава да обработва данните извън обекти на администратора.

VII. Разкриване на данни

1. Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители/работници трябва да бъдат предпазливи, когато се поиска от тях да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността, извършвана от организацията. Необходимо е на служителите да се извърши специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.
2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат координирани с лицето за защита на данните / Отговорникът за защита на данните, което да даде становище.
3. Личните данни ще се предоставят на компетентните публични власти при и по повод упражняване на техните властнически правомощия.

VIII. Съхраняване и унищожаване на данните

1. Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.
2. Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни се обработват за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.
3. Периодът на съхранение за всяка една категория лични данни е посочен в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните както са и посочени критериите, използвани за определяне на този период, включително всякакви законови задължения, изискващи от Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД да запази данните.
4. Процедурата за съхраняване и унищожаване на данните, както и правилата за унищожаване на информацията върху неизползвани записващи носители се прилага във всички случаи.
5. Личните данни трябва да бъдат унищожени, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“);

IX. Трансфер на данни

Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като "трети страни") са незаконни, освен ако няма подходящо "ниво на защита на основните права на субектите на данни.

Прехвърлянето на лични данни извън ЕС е забранено, освен ако не се прилагат една или повече от указаните гаранции или изключения:

1. Решение за адекватност

Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случаи не се изисква разрешение.Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност.

2. Задължителни фирмени правила

Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС, когато е приложимо. Това изисква подаването им за одобрение до съответния надзорен орган.

3. Стандартни договорни клаузи

Администраторът може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД приема стандартни договорни клаузи, одобрени от съответния надзорен орган, има автоматично признаване на адекватността.

4. Изключения

При липса на решение за адекватност, задължителни фирмени правила и/или договорни клаузи, прехвърляне на лични данни в трета страна или международна организация се извършва само при едно от следните условия: субектът на данните изрично се е съгласил с предложеното прехвърляне, след като е бил информиран за възможните рискове от такива прехвърляния; предаването е необходимо за изпълнението на договор между субекта на данните и администратора или за изпълнението на преддоговорни мерки, взети по искане на субекта на данните; предаването е необходимо за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните между администратора и друго физическо или юридическо лице; предаването е необходимо поради важни причини от обществен интерес; предаването е необходимо за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; предаването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на други лица, когато субектът на данните е физически или юридически неспособен да даде своето съгласие; предаването се извършва от регистър, който съгласно правото на ЕС или правото на държавите членки е предназначен да предоставя информация на обществеността и е достъпен за справка от обществеността по принцип или от всяко лице, което може да докаже, че има законен интерес за това, но само доколкото условията за справка, установени в правото на Съюза или правото на държавите членки, са изпълнени в конкретния случай.

X. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

1. Дружество Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД е създало процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД и в работният поток от данни се установяват:

• бизнес процесите, които използват лични данни;
• източниците на лични данни;
• броя на субектите на данни;
• описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
• дейностите по обработване;
• целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
• правното основание за обработването;
• получателите или категориите получатели на личните данни;
• основните системи и места за съхранение;
• всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
• сроковете за съхранение и заличаване.

2. Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.
3. Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Когато е задължително се извършват оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от Феърплей Пропъртис Мениджмънт ЕООД